KI-Bestandsaufnahme
Erfahren Sie, was Ihre Routinearbeit kostet — und was es kosten würde, sie loszuwerden.
Die Bestandsaufnahme ist ein kurzes Projekt zum Festpreis, vereinbart, bevor es losgeht. Wir sehen uns an, wie Ihr Betrieb tatsächlich läuft, beziffern die Aufgaben, die sich wiederholen, und liefern am Ende einen bepreisten, geordneten Plan für ihre Automatisierung. Der Plan steht für sich: Sie können ihn mit uns umsetzen, mit einer anderen Firma oder mit Ihren eigenen Leuten.
Für wen
Woran Sie erkennen, dass sie sich rechnet
Nichts davon heißt, dass Ihr Unternehmen schlecht geführt ist. Es heißt, dass es über den Punkt hinausgewachsen ist, an dem Gedächtnis und Einsatz alles zusammenhalten — und genau für diese Lage gibt es dieses Projekt.
- Jemand, den Sie bezahlen, tippt fast täglich dieselben Angaben in zwei oder drei verschiedene Masken, weil die Systeme keine Daten untereinander austauschen.
- Sie vermuten, dass ein großer Teil der Lohnkosten in Verwaltung fließt, aber gemessen hat es nie jemand.
- Ein Prozess existiert nur im Kopf einer einzigen Person, und alles wartet, wenn diese Person fehlt.
- Anbieter präsentieren Ihnen ständig Software, und jede Präsentation beginnt bei deren Produkt statt bei Ihrem Problem.
- Sie haben gehört, dass KI einem Unternehmen wie Ihrem helfen könnte, und können nicht beurteilen, welche der Versprechen stimmen.
- Sie sind bereit, in Automatisierung zu investieren — aber erst, wenn Ihnen jemand die Reihenfolge und die Zahlen zeigt.
Die Methode
Was die Bestandsaufnahme tatsächlich leistet
Die Arbeit läuft offen, bei Ihnen vor Ort oder an Ihren Bildschirmen, und jeder Befund geht auf etwas zurück, das wir selbst gesehen haben. Das steckt in den einzelnen Teilen.
Der Arbeit zusehen
Wir erfassen Ihren Betrieb in Gesprächen und durch direktes Zusehen, nicht per Fragebogen. Formulare beantwortet man mit der offiziellen Version eines Prozesses; zur echten gehören der Umweg, den sich jemand vor drei Jahren ausgedacht hat, und der Schritt, den alle sicherheitshalber doppelt machen. Also bitten wir die Menschen, die die Arbeit machen, es uns zu zeigen — in den echten Masken, während wir mitschreiben. Die Lücke zwischen Handbuch und Wirklichkeit ist meist genau da, wo die Kosten sitzen.
Das Leck beziffern
Für jede wiederkehrende Aufgabe klären wir, wie oft sie anfällt, wie lange sie dauert, wer sie erledigt und was die Zeit dieser Person wert ist. Auch die leiseren Kosten zählen wir mit: Fehler durch Abtippen und Unterbrechungen, die qualifizierte Leute von der Arbeit abziehen, für die Kunden bezahlen. Am Ende steht eine Zahl pro Aufgabe, in Stunden und in Geld — damit der Plan die Maßnahmen danach ordnen kann, was sie zurückholen, nicht danach, was gerade in Mode ist.
Regel oder Urteil
Jede Aufgabe kommt auf einen von zwei Stapeln. Lässt sich eine Aufgabe vollständig aufschreiben — wenn das eintrifft, tu jenes —, gehört sie in gewöhnliche Software: billiger, schneller, und sie hat nie einen schlechten Tag. Nur Aufgaben, die wirklich verlangen, eine Situation zu lesen und abzuwägen, kommen für KI infrage. Rechnen Sie damit, dass der erste Stapel größer ist als gedacht — und das ist eine gute Nachricht: Der langweilige Stapel ist der günstige.
Die KI-Hürde
Wo eine Aufgabe tatsächlich Urteilsvermögen verlangt, bekommt KI den Job nicht automatisch. Unser Maßstab: Eine KI-Komponente muss zuerst Tests bestehen, die aus Ihren eigenen Unterlagen gebaut sind — echte Anfragen, echte Dokumente, echte Sonderfälle —, bevor sie irgendetwas Produktives anfasst; und alles, was ein Kunde zu sehen bekommt, gibt vorher ein Mensch frei. Der Plan markiert, welche Aufgaben diese Hürde heute nehmen und welche bei Menschen bleiben sollten. Macht ein KI-Schritt später einen Fehler, wird dieses Beispiel Teil der Tests, die er dauerhaft bestehen muss.
Reihenfolge nach Amortisation
Die Bauliste ist danach sortiert, wie schnell jede Maßnahme ihre eigenen Kosten wieder einspielt. Jeder Eintrag trägt einen Preis, die Stunden, die er zurückholen soll, und die Voraussetzungen, die vorher stehen müssen. Nach Amortisation zu ordnen heißt: Frühe Maßnahmen können spätere finanzieren, und Sie haben einen natürlichen Endpunkt — bauen, bis die Erträge dünn werden, dann aufhören. Nichts verpflichtet Sie, die ganze Liste umzusetzen.
Ihrer, zum Weiterarbeiten
Der Plan ist so geschrieben, dass er nicht von uns abhängt. Jede Maßnahme wird zweimal beschrieben: in Alltagssprache für Sie und technisch genau genug, dass jeder fähige Entwickler sie bauen könnte. Werkzeuge und Dienste sind mit ihren laufenden Kosten benannt, und nichts darin gehört exklusiv uns. Uns mit der Umsetzung zu beauftragen ist eine Möglichkeit — und bewusst nicht die einzige.
Der Ablauf
So läuft das Projekt
Umfang und Preis
Ein erstes Gespräch klärt, welche Teile des Unternehmens die Bestandsaufnahme abdeckt. Für diesen Umfang nennen wir einen Festpreis, schriftlich, und nichts beginnt, bevor Sie zugestimmt haben. Wächst der Umfang später, ändert sich der Preis nur mit Ihrer Freigabe.
Feldarbeit
Wir sprechen mit den Menschen, die die tägliche Last tragen, und sehen der Arbeit zu — vor Ort, wo es praktikabel ist, sonst per Bildschirmübertragung. Ihr Team investiert eine Handvoll geplanter Gespräche; niemand füllt ein Formular aus. Jeder Systemzugang beschränkt sich auf das, was das Zusehen erfordert, und wird vorher mit Ihnen vereinbart.
Auswertung
Die Befunde sortieren wir in unserer eigenen Zeit: Aufgaben eingeordnet, Kosten zugewiesen, mögliche Maßnahmen bepreist und in Reihenfolge gebracht. Geht etwas, das wir gesehen haben, nicht auf, kommen wir mit Fragen zurück statt mit Vermutungen.
Der Plan
Wir gehen den fertigen Plan mit Ihnen durch, Punkt für Punkt, und beantworten, was er aufwirft. Danach gehört er Ihnen. Es besteht keine Pflicht, irgendetwas zu bauen — mit uns oder überhaupt. Und wenn das ehrliche Ergebnis lautet, dass sich wenig lohnt, steht genau das im Plan.
Die Ergebnisse
Womit Sie nach Hause gehen
Alles Folgende kommt als Dokumente in Ihren Konten an, nicht in unseren. Sie sind das Ergebnis; das Projekt ist abgeschlossen, wenn Sie sie in der Hand halten.
- Eine Karte, wie Arbeit tatsächlich durch das Unternehmen läuft — einschließlich der Schritte, die bis dahin nur in Köpfen existierten.
- Ein Aufgabenverzeichnis mit Kosten je wiederkehrender Aufgabe und der Einordnung, ob sie Regeln folgt oder Urteilsvermögen braucht.
- Eine Bauliste in Amortisationsreihenfolge: jede Maßnahme bepreist, der erwartete Rückfluss beziffert, die Voraussetzungen benannt.
- Eine Zusammenfassung in Alltagssprache, die Sie ohne Übersetzung an einen Partner, eine Bank oder Ihr eigenes Team weitergeben können.
- Ein technischer Anhang, detailliert genug, dass jeder Entwickler daraus bauen kann — ob dieser Entwickler wir sind oder nicht.
Nächster Schritt
Erst darüber sprechen.
Wenn Sie eine Bestandsaufnahme erwägen, beginnen Sie mit einem kurzen Gespräch. Wir fragen nach Ihrer Woche, sagen Ihnen, was wir zuerst untersuchen würden, und geben eine ehrliche Einschätzung, ob sich der Preis voraussichtlich wieder einspielt.
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