Valutazione di preparazione all’IA
Scopra quanto le costa il lavoro ripetitivo, e cosa servirebbe per eliminarlo.
La valutazione è un incarico breve a prezzo fisso, concordato prima di iniziare. Studiamo la sua attività così come funziona davvero, diamo un costo alle attività che si ripetono e chiudiamo con un piano di automazione con prezzi e ordine di priorità. Il piano è scritto per reggersi da solo: può realizzarlo con noi, con un’altra società o con le sue persone.
Per chi è
I segnali che si ripagherebbe da sola
Nessuno di questi segnali significa che la sua azienda è gestita male. Significa che è cresciuta oltre il punto in cui memoria e impegno bastano a tenere insieme tutto, ed è esattamente la situazione per cui esiste questo incarico.
- Qualcuno che lei paga ridigita gli stessi dati in due o tre schermate diverse quasi ogni giorno, perché i sistemi non si passano le informazioni tra loro.
- Sospetta che una parte consistente del costo del personale vada in amministrazione, ma nessuno l’ha mai misurata.
- Un processo vive interamente nella testa di una persona, e quando quella persona è assente tutto si ferma.
- I fornitori continuano a proporle software, e ogni proposta parte dal loro prodotto invece che dal suo problema.
- Ha sentito dire che l’IA potrebbe aiutare un’azienda come la sua, e non riesce a capire quali promesse siano reali.
- Vuole investire in automazione, ma non prima che qualcuno le mostri l’ordine e i numeri.
Il metodo
Cosa fa davvero la valutazione
Il lavoro si svolge alla luce del sole, nei suoi locali o sui suoi schermi, e ogni conclusione risale a qualcosa che abbiamo visto accadere. Ecco in cosa consiste ciascuna parte.
Osservare il lavoro
Mappiamo la sua attività con conversazioni e osservazione diretta, non con questionari. Ai moduli si risponde con la versione ufficiale di un processo; la versione reale include l’espediente che qualcuno ha inventato tre anni fa e il passaggio che tutti fanno due volte per sicurezza. Così chiediamo a chi fa il lavoro di mostrarcelo, nelle schermate vere, mentre prendiamo appunti. Lo scarto tra ciò che dice il manuale e ciò che accade davvero è di solito il punto dove si annida il costo.
Misurare la perdita
Per ogni attività ricorrente stabiliamo quanto spesso capita, quanto tempo richiede, chi la svolge e quanto vale il tempo di quella persona. Contiamo anche i costi più silenziosi: gli errori introdotti dal ridigitare e le interruzioni che tolgono persone qualificate dal lavoro che i clienti pagano. Il risultato è una cifra per attività, in ore e in denaro, così il piano può ordinare gli interventi per quanto recuperano, non per quanto è di moda costruire.
Regole o giudizio
Ogni attività finisce in uno di due mucchi. Se un’attività si può descrivere per intero — quando arriva questo, fai quello — appartiene al software tradizionale, che costa meno, è più veloce e non ha mai una giornata storta. Solo le attività che richiedono davvero di leggere una situazione e soppesarla sono candidate per l’IA. Si aspetti che il primo mucchio sia più grande del previsto — ed è una buona notizia: il mucchio noioso è quello economico.
L’asticella per l’IA
Dove un’attività richiede davvero giudizio, l’IA non riceve l’incarico in automatico. Il nostro standard è che un componente IA deve superare test costruiti sui suoi stessi archivi — richieste reali, documenti reali, casi limite reali — prima di toccare qualcosa di operativo, e ogni risultato che un cliente vedrà passa prima dall’approvazione di una persona. Il piano indica quali attività superano quell’asticella oggi e quali devono restare alle persone. Se in seguito un passaggio IA ne sbaglia una, quell’esempio si aggiunge ai test che deve continuare a superare.
In ordine di ritorno
La lista degli interventi è ordinata per quanto in fretta ciascuno ripaga il proprio costo. Ogni voce riporta un prezzo, le ore che dovrebbe recuperare e cosa deve esistere prima di poterla costruire. Ordinare per ritorno significa che le prime voci possono finanziare le successive, e le dà un punto di arresto naturale: costruisca finché i ritorni reggono, poi si fermi. Niente la obbliga a completare l’intera lista.
Suo, da usare come vuole
Il piano è scritto per non dipendere da noi. Ogni voce è descritta due volte: in linguaggio piano per lei, e con abbastanza dettaglio tecnico perché qualsiasi sviluppatore competente possa costruirla. Strumenti e servizi sono indicati per nome con i loro costi di esercizio, e nulla al suo interno è proprietà della nostra società. Affidarci lo sviluppo è un’opzione, e volutamente non l’unica.
Lo svolgimento
Come si svolge l’incarico
Perimetro e prezzo
Una prima conversazione stabilisce quali parti dell’azienda la valutazione copre. Quotiamo un prezzo fisso per quel perimetro, per iscritto, e nulla parte finché lei non l’ha approvato. Se il perimetro cresce in seguito, il prezzo cambia solo con il suo consenso.
Sul campo
Parliamo con le persone che portano il carico quotidiano e osserviamo il lavoro mentre accade — di persona dove possibile, in condivisione schermo altrove. Da parte del suo team servono solo alcune conversazioni programmate; nessuno compila moduli. Ogni accesso ai sistemi è limitato a ciò che l’osservazione richiede e concordato prima con lei.
Analisi
Ordiniamo i risultati per conto nostro: attività classificate, costi attribuiti, interventi candidati quotati e messi in ordine. Se qualcosa che abbiamo visto non torna, torniamo con domande, non con supposizioni.
Il piano
Le presentiamo il piano finito, voce per voce, e rispondiamo a tutto ciò che solleva. Poi è suo. Non c’è alcun obbligo di costruire nulla, con noi o in assoluto — e se la conclusione onesta è che c’è poco che valga la pena costruire, il piano lo dice chiaramente.
Le consegne
Cosa le resta in mano
Tutto ciò che segue arriva come documenti salvati nei suoi account, non nei nostri. Sono loro la consegna; l’incarico è concluso quando li ha in mano.
- Una mappa di come il lavoro si muove davvero nell’azienda, compresi i passaggi che esistevano solo nella testa delle persone finché non li abbiamo messi per iscritto.
- Un inventario delle attività con un costo su ogni attività ricorrente e un’indicazione se segue regole o richiede giudizio.
- Una lista di interventi in ordine di ritorno: ogni voce con il prezzo, il recupero atteso e i prerequisiti indicati.
- Una sintesi in linguaggio piano da consegnare a un socio, a una banca o al suo team senza bisogno di traduzioni.
- Un’appendice tecnica abbastanza dettagliata perché qualsiasi sviluppatore possa costruire a partire da lì, che quello sviluppatore siamo noi o no.
Prossimo passo
Prima parliamone.
Se ci sta pensando, cominci da una breve chiamata. Le chiederemo com’è la sua settimana, le diremo cosa esamineremmo per primo e le daremo un parere onesto sulla probabilità che il prezzo si ripaghi da solo.
Fissi una chiamata